為了加強(qiáng)集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，制定本制度。

    集團(tuán)公司、直屬單位、成員企業(yè)，應(yīng)當(dāng)依照本制度管理會(huì)計(jì)檔案。

    各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

    4.5.1會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算及專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

    會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

    會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

    財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

    其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊，會(huì)計(jì)檔案保管清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。

4.5.2會(huì)計(jì)檔案日常管理

4.5.2.1賬冊管理

    當(dāng)日工作結(jié)束后，須及時(shí)將記賬憑證裝訂成冊，并打印銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬；

    月末結(jié)賬后，須及時(shí)打印科目文件，并裝訂成冊；

    月末結(jié)賬后，須及時(shí)打印月度會(huì)計(jì)報(bào)表，并連同報(bào)表附注及文字說明等歸檔；

    月末結(jié)賬后，須將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單及其他應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料及時(shí)歸檔；

    年終決算后，須將年度財(cái)務(wù)報(bào)告及時(shí)歸檔。

4.5.2.2磁介質(zhì)管理

    軟盤數(shù)據(jù)備份：每月結(jié)賬后須將明細(xì)賬、參數(shù)文件（包括科目文件、部門文件、客戶文件）用軟盤作永久性備份，并將記賬憑證作臨時(shí)性備份；

    硬盤數(shù)據(jù)備份：每年應(yīng)定期將硬盤數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份存放于不同地點(diǎn)。

各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，按照歸檔要求，由集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部和各二級單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。

4.5.3會(huì)計(jì)檔案的整理立卷

會(huì)計(jì)年度終了后，對會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，及分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。

分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一

一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報(bào)表，是類文字資料及其他；

檔案形成統(tǒng)一

案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一；

管理要求統(tǒng)一

建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄；會(huì)計(jì)資料裝訂成冊，報(bào)表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

4.5.4會(huì)計(jì)檔案的裝訂

會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他文字資料的裝訂。

4.5.4.1會(huì)計(jì)憑證的裝訂

一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年份月妥善保管歸檔。

會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：

分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；

按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；

摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的賬頁或附件要折疊成同記賬憑證大小且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；

整理和檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。要檢查附件是否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全；

記賬憑證上有關(guān)人員（如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全；

會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：

用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打三個(gè)針眼，實(shí)行三眼一線打結(jié)，節(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮里面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；

憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；

裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。

會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：

每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章；

在封面上編號卷號，按編號順序入柜，并要在顯露出表明憑證種類編號，以便調(diào)閱。

4.5.4.2會(huì)計(jì)賬簿的裝訂

各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后,除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。基本要求是：

賬簿裝訂前

首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂；

活頁賬簿裝訂要求

保留已用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)量好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊；

多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起；

在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。

賬簿裝訂后的其他要求

會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、調(diào)頁、加空白紙的現(xiàn)象；

會(huì)計(jì)賬簿封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章；

封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細(xì)賬；

會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

4.5.4.2會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失，小企業(yè)可按季裝訂成冊；

會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺的裝訂；

會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋簳?huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底；

按保管期限編制卷號。

4.5.5會(huì)計(jì)檔案的移交

當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門在會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案部門時(shí)，應(yīng)按下列程序進(jìn)行：

開列清冊，填寫交接清單；

在帳簿使用日期欄填寫移交日期；

交接人員按移交清冊和交接清單項(xiàng)目核查無誤后簽章。

4.5.6會(huì)計(jì)檔案的保管

4.5.6.1會(huì)計(jì)檔案的保管要求

會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周圍應(yīng)備有適應(yīng)得防火器材；

采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；

會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；

會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；

設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；

會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

4.5.6.2會(huì)計(jì)檔案的借閱

集團(tuán)內(nèi)部各單位需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸放原處；需要查閱入庫檔案室必須持本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)集團(tuán)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

集團(tuán)外部人員需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，持單位正式介紹信，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意，并經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理會(huì)簽后，方能由檔案管理人員接待查閱；借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，詳細(xì)登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期等情況登記清楚。

會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，限期歸還；查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

    各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度和會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿，詳細(xì)記載有關(guān)內(nèi)容。

4.5.6.2會(huì)計(jì)檔案的保管期限

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

    會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

    本規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

4.5.7會(huì)計(jì)檔案的銷毀

會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由檔案管理人員提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，并編制銷毀清冊，檔案管理部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門經(jīng)理理會(huì)簽后，報(bào)集團(tuán)公司分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。

會(huì)計(jì)檔案保管期滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。

    正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。

保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除上述情形外，可以按照以下程序銷毀：

    由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

    單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

    銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

    監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

    采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

    具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。

    單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

    單位分立后原單位存續(xù)的；其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

    單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

    單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

    建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

    單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

    移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

    交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

    境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照本制度和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

附件：

企業(yè)會(huì)計(jì)和建設(shè)單位會(huì)計(jì)檔案保管期限表