醫(yī)院信息系統變更的主要原因及對策
提供者：佚名
發(fā)布時間：2009/10/22 12:00
醫(yī)院信息系統(hospitalinformationsystem,HIS)是醫(yī)院從傳統管理模式向信息化、科學化管理模式轉變的必備工具,是醫(yī)院信息化過程的主體。根據有關定義,醫(yī)院信息化是指醫(yī)院以業(yè)務流程優(yōu)化重組為基礎,在一定的深度和廣度上利用計算機技術、網絡和通信技術及數據庫技術,控制和集成化管理醫(yī)療、護理、財務、藥品、物資及科研、教學等活動中的所有信息,實現醫(yī)院內、外部信息共享和有效利用,提高醫(yī)院的管理水平與綜合發(fā)展實力[1]。在HIS業(yè)界,通常認為廣義的HIS包含了醫(yī)院業(yè)務信息的采集、運算、處理全過程,覆蓋醫(yī)院的全部業(yè)務,包括了網絡、硬件和軟件業(yè)務系統。狹義的HIS是專指醫(yī)院業(yè)務數據采集、處理的軟件系統。
由于醫(yī)院規(guī)模的限制,我國醫(yī)院的網絡規(guī)模通常都不大,網絡拓撲結構并不復雜,網絡層次通常只有2層,一般不超過3層,網絡節(jié)點一般不超過500個,絕大多數醫(yī)院的網絡節(jié)點都在200~400個。第三軍醫(yī)大學西南醫(yī)院HIS工作站達到1300余個,是目前國內最大規(guī)模的醫(yī)院網絡,也是信息化應用最深入、業(yè)務覆蓋面最廣的醫(yī)院之一。
1HIS軟件系統的特征
由于HIS建成后,醫(yī)院所有主體業(yè)務都將運行在這上面,包括醫(yī)囑、病歷、診斷、治療、手術和搶救信息等,因而要求HIS具有較高的穩(wěn)定性和較好的安全性。另一方面,由于患者就診時間多半集中在10:00~14:00,因而醫(yī)院的業(yè)務工作又具有集中、猝發(fā)、快速響應的特點,從而要求HIS具有大數據吞吐量、高并發(fā)處理的能力。隨著醫(yī)院HIS的持續(xù)運行,醫(yī)療歷史數據不斷積累,數據量穩(wěn)定持續(xù)增長,特別是醫(yī)學圖像信息量巨大,最終要求HIS具有海量存貯和數據挖掘的能力。這些都對HIS軟件系統提出了較高的要求。
本文討論中提到的醫(yī)院HIS系統實施,單指將HIS軟件系統應用到醫(yī)院的業(yè)務中去,將計算機軟件與醫(yī)院的傳統業(yè)務結合起來,通過調整或重組醫(yī)院業(yè)務流程,改變醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務的實現方法,加速醫(yī)療業(yè)務信息的傳遞,使其得到共享的過程。本文討論內容的前提是:醫(yī)院已經開始實施HIS系統,系統范圍和目標已經確定,醫(yī)院網絡及服務器硬件條件已經具備運行HIS軟件系統的條件。
在這個大前提下,HIS系統范圍變更通常發(fā)生在客戶化調研階段。在這個階段,信息科需要根據本醫(yī)院的具體業(yè)務情況,調整HIS標準產品,增加或修改產品功能,以使醫(yī)院業(yè)務與HIS軟件系統有機地結合在一起,真正實現醫(yī)院業(yè)務信息化的目標。
2醫(yī)院HIS系統實施的一般過程
與所有的系統管理一樣,HIS系統實施也分為:啟動、計劃、實施和控制、收尾4個階段。在實施控制階段,主要有以下工作內容。
2.1進入實施階段的前提醫(yī)院與HIS公司已經達成合作并已經具備醫(yī)院網絡條件,醫(yī)院領導及各使用科室已經有了醫(yī)院信息化建設的意識和思想準備,并組建了醫(yī)院信息化建設領導小組和工程小組,明確了兩個小組的職責,建立起了良好的溝通協調機制[2]。
2.2制訂實施計劃實施計劃包括兩個方面:工作計劃和管理計劃。工作計劃即是產品實現計劃,將HIS系統實施的全過程分解為幾個更小的階段:動員,數據初始化,數據測試,用戶培訓,客戶化調研及實現,系統聯調,系統切換,試運行,正式運行等。系統管理計劃定義了系統管理的方法和工具,包括了例會制度,工程進度報告制度和模板,人員管理方案,各階段的質量控制標準,應急預案等。信息科與實施人員在制訂計劃時遵循”漸進明細”的原則,先制定整個系統實施與控制的總體計劃,包括進度計劃和質量管理計劃等,在系統實施進入到下一階段之前2周再明確下一階段的詳細計劃,以適應不斷變化的系統實施過程。
2.3實施動員在制定好系統計劃之后,需要進行實施動員。實施動員是系統實施開始的里程碑事件,需要醫(yī)院主管領導及相關各科室參與,由醫(yī)院主管領導組織進行,其目的是調動全院各級各類人員的積極性,整合醫(yī)院與公司的力量,建立起良好的協調溝通機制,明確各級各類人員職責,為系統順利進行打下良好的基礎。
2.4搭建環(huán)境在系統實施的初始階段,實施環(huán)境包括培訓環(huán)境、數據初始化環(huán)境和測試環(huán)境,通常將培訓環(huán)境與測試環(huán)境合并在一起,或者將數據初始化環(huán)境與測試環(huán)境合并,視測試工作的主要完成人而定。一個良好的環(huán)境要求能模擬醫(yī)院正式運行HIS后的網絡架構和業(yè)務模式。
2.5數據初始化為了適應本院的管理模式,醫(yī)院需根據自己的具體情況,對公司所提供標準HIS產品進行調整,分期實施,減輕運行系統初期的協調壓力。數據初始化的過程,就是將醫(yī)院的具體業(yè)務數據,如科室、人員等基本信息,診療系統,收費標準(價表),藥品等業(yè)務信息,醫(yī)院工作站點配置等環(huán)境信息準確錄入到系統中[2]。這是將標準HIS產品成功應用到本院特色的一個重要過程,也是決定系統運行后,能否與本院業(yè)務有機結合的重要環(huán)節(jié)。視醫(yī)院的規(guī)模和業(yè)務數據量,正常情況下數據初始化通常需要1個月左右的時間。
2.6數據測試數據初始化過程中及初始化完成后,需要進行數據測試,模擬醫(yī)院正式運行的模式,在測試環(huán)境中審核HIS流程是否符合醫(yī)院實際業(yè)務,HIS生成的業(yè)務數據是否與手工模式下的業(yè)務數據一致[3]。
2.7用戶培訓培訓包括軟件模塊的使用方法及HIS上線運行后的業(yè)務流程。
2.8客戶化客戶化是指根據本院的具體業(yè)務情況對公司HIS標準產品通過增加、修改、調整標準產品的功能,或者重組醫(yī)院業(yè)務流程,以實現適合本院特色的業(yè)務運行模式和管理模式的過程。
2.9系統測試系統測試包括了網絡環(huán)境、服務器、數據庫、數據字典(數據初始化的結果)、增加或調整過的功能、重組的業(yè)務流程(客戶化的結果)等全方位的測試,實際上是系統切換前的模擬演練。
2.10系統切換準備這一階段需要將本院原有運行模式進行一個截斷,將在院患者的住院信息預先錄入到HIS中,準備好各業(yè)務點的硬件,下發(fā)HIS運行管理規(guī)定等等。由于醫(yī)院業(yè)務相互之間關聯甚為緊密,因而需要全院統一協調行動,在一個個非常明確的時間點之前完成一項項準備工作,在規(guī)定的時間點將醫(yī)院業(yè)務從手工或舊的信息系統移植到HIS上來。在這一階段之后,通常不再進行客戶化的處理,待正式運行1~2月之后,再開始運行后的客戶化[3]。
2.11系統切換(上線)及試運行系統切換準備完畢即可進行系統切換。系統切換也是一個里程碑事件,標志著準備階段的結束,進行到試運行階段。試運行階段通常原有的操作方式(如手工或舊信息系統)與HIS并行,時間通常少于1周,目的是防止因業(yè)務人員對新系統操作不熟練而導致醫(yī)療差錯或事故。
2.12正式運行,進入收尾階段,通常此時發(fā)生系統范圍變更都較少。
3系統范圍變更的原因
在整個HIS項目實施周期內,客戶化是最為復雜最難處理的工作包,其外在的表現雖然單一,但有著非常復雜的原因。就是根據本院特殊的業(yè)務流程及管理模式對標準HIS產品的修改。
3.1目前大多HIS系統本身還不是一個非常完善的產品,部分HIS系統只實現了醫(yī)院業(yè)務數據的采集、處理功能,雖然預留了接口,但還未實現數據挖掘、公眾信息發(fā)布、專家系統等高級功能,也不涵蓋醫(yī)院財務系統、機關辦公系統、后勤支持系統等醫(yī)療輔助部門。
3.2對HIS醫(yī)療業(yè)務的功能界定較為困難,難以以合同或說明書的形式完全說明HIS應包含的范圍,通常只能在合同和計劃中定義一個基本原則[4]。另一方面,在HIS系統實施的過程中,醫(yī)院的業(yè)務流發(fā)生變化而需求往往也會超越標準HIS產品。
3.3醫(yī)院業(yè)務不規(guī)范,與國家衛(wèi)生部規(guī)定的流程有偏差,客戶需求易變且有較大隨意性,甚至某些需求背離衛(wèi)生部規(guī)定的<診療護理操作常規(guī)>,也與HIS產品的標準流程相背離。
3.4HIS系統的最終操作者(醫(yī)院業(yè)務人員)與系統發(fā)起人(通常是院長)對HIS的目標和期望相背離,主要體現在對業(yè)務規(guī)范的不同理解和期望,這是管理者與被管理者之間的固有矛盾,通常只能通過系統組的推動,讓醫(yī)院內部協調解決[5]。
3.5操作人員要求保留手工作業(yè)或舊系統的操作習慣,從而希望HIS能按原有的舊模式運行。這種情況在醫(yī)院將HIS作為舊信息系統的升級方案時更為常見,是變更處理中較為棘手的一種情形。
4系統范圍變更的控制方法
系統范圍變更管理是系統管理重要內容之一,醫(yī)院信息科與工程實施人員在具體的系統管理實踐過程中將逐步積累經驗,并與同行交流探討。對于不同類型的IT(informationtechnology)系統來講,系統范圍管理也有著較大的不同,特別是以軟件為主的ERP(enterpriseresourcesplanning,企業(yè)資源管理計劃)系統的實施,更是與企業(yè)的實際運行情況緊密相聯。
對于醫(yī)院來講,建設HIS就是要建設醫(yī)院自己的ERP系統,因而企業(yè)實施ERP失敗的原因,在醫(yī)院的HIS實施上都能找到相應的影子。其中,系統范圍隨著HIS實施而變化,是造成HIS系統實施失敗的一個重要原因[5]。
4.1將范圍變更管理納入到系統實施的全程在HIS實施過程中,系統范圍變更體現在客戶化階段,但實質上客戶化需求從系統啟動階段就已產生,一直伴隨著系統的計劃、實施控制、系統切換試運行、正式運行、收尾等各個階段?？梢哉f,醫(yī)院的業(yè)務是發(fā)展的,相應的HIS系統實施客戶化也是會隨時發(fā)生變化。對于HIS系統管理來講,有效管理系統范圍變更,就要從系統啟動開始把范圍變更納入系統管理中去,作為系統實施中非常重要的一個內容。
4.2啟動階段的范圍變更管理醫(yī)院信息科在啟動階段的任務,是要明白醫(yī)院對整體信息化建設的目標及期望值。當預見到出現偏差時就需要及時與醫(yī)院決策層進行溝通,雙方取得共識,將系統范圍大致劃分出來,這樣,信息科在啟動階段就能預計到醫(yī)院業(yè)務流可能有哪些范圍變更,在啟動階段把握住醫(yī)院建設HIS的目標。
4.3計劃階段醫(yī)院信息科與公司共同制定計劃,將系統范圍變更管理納入計劃之中,并作為一個重要的系統管理內容,分配以相應的資源,是有效管理系統范圍變更的前提,也是緊隨著系統啟動時范圍變更管理結果的后續(xù)手段。在這種情況下,公司方面的系統管理人參與了系統范圍管理計劃的制定,在實施控制階段也有助于縮短整體系統實施周期。
4.4實施控制階段此階段是系統實施過程的主體,也是系統范圍變更管理的最主要階段,是執(zhí)行系統范圍變更管理的重要過程。對于醫(yī)院HIS實施來講,需要從以下幾個方面來進行系統范圍變更管理:(1)醫(yī)院實施HIS,實質上是對醫(yī)院現有運行體制的變革,必然會觸及一些具體人員的既得利益。因此醫(yī)院信息科認真分析需求變更請求背后的原因,分清是確因業(yè)務需要產生的變更需求,還是申請人因個人利益受損而反對HIS系統實施的借口。對于后一種情況,需要從醫(yī)療業(yè)務規(guī)范、醫(yī)院管理規(guī)定、醫(yī)院整體業(yè)務流程的需要等各個方面來進行說服和澄清;對于前一種情況,則需要進行后續(xù)的分析[6]。
(2)對使用科室的變更需求進行評估,按需求與醫(yī)院實際業(yè)務的關系,將需求分為4種:必須的,如果沒有這一部分功能將影響醫(yī)院業(yè)務的展開;對醫(yī)院業(yè)務有較大幫助的;與醫(yī)院業(yè)務關系不大的,或即使有較大關系,但不是主要業(yè)務的;違反醫(yī)療操作規(guī)范或相關管理規(guī)定的。(3)將使用科室需求按醫(yī)院的實際業(yè)務關系細分后,還需要按變更對系統的影響程度作進一步分析,同樣將需求變更分為4種情況:僅僅是功能的增加或擴展,不影響產品架構;修改產品功能的實現機制,不影響關聯模塊的業(yè)務處理或影響較小[6];修改產品功能的實現機制,對相關業(yè)務模塊有較大影響;新增功能或修改產品功能實現機制,影響系統體系架構的。(4)將醫(yī)院的需求按以上兩個維度分別進行劃分后,就需要信息科與變更申請人或醫(yī)院相關領導一起對需求變更進行評估,考察需求變更對系統的影響,包括功能、質量、進度、成本等多個方面,特別是評估需求變更所獲得的收益與醫(yī)院需要付出的代價之間的關系,對變更的影響取得共識。
5小結
HIS系統實施過程中,對系統計劃影響最常見、最嚴重的因素之一就是使用科室的需求變更。加強對需求變更的管理,可以提高系統質量,提高用戶(使用科室)的滿意度。HIS系統范圍變更管理可以歸結為五句話:隨時掌握需求變更意向,定期討論需求變更影響,集中處理需求變更文檔,跟蹤反饋需求變更結果,用好需求變更管理工具。
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